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l'opinione è ancora diffusa.Un importatore di farmaci che digitalizza costantemente i propri processi cartacei dimostra che GMP non deve sempre significare "Dare più carta", in quanto ciò crea trasparenza, migliora la cooperazione con i fornitori e accelera la garanzia della qualità.L'ufficio senza carta è stato finora un sogno irraggiungibile per la maggior parte dei manager delle aziende farmaceutiche.Compilare, firmare e archiviare documenti fa parte delle attività quotidiane e consuma tempo e nervi.Quando un farmaco finisce all'ingrosso e poi in farmacia, le cartelle piene di carta si accumulano.Ciò è richiesto dalle linee guida GMP (Good Manufacturing Practices) e GDP (Good Distribution Practice) e quindi anche dalle autorità.In qualità di produttore e grossista, il più grande importatore di farmaci della Germania, Kohlpharma, deve soddisfare sia i requisiti GMP che quelli del PIL, quindi il livello di sofferenza è particolarmente elevato.L'azienda acquista medicinali da scorte eccessive, etichetta gli originali secondo i requisiti della legge tedesca sui medicinali o li riconfeziona.Particolarmente importante per la logistica è il trasporto di medicinali refrigerati, come insuline o vaccini, che devono essere conservati a una temperatura costante compresa tra 2 e 8 °C lungo l'intera filiera.Per creare qui la sicurezza farmaceutica, Kohlpharma ha automatizzato il monitoraggio dei suoi magazzini in anticipo e monitora perfettamente le sue catene di approvvigionamento utilizzando codici a matrice di dati.In molti settori, l'importatore farmaceutico si considera quindi un'azienda farmaceutica leader in termini di digitalizzazione.Rimane però una lacuna, che l'azienda ora vuole colmare in più passaggi: la digitalizzazione di tutti i processi dall'acquisto alla vendita.Finora, i dipendenti hanno elaborato in gran parte gli ordini di produzione, l'effettuazione di ordini e i contratti allo stesso modo.Tutto è stato stampato, firmato, scansionato di nuovo e quindi inviato.Uno sforzo che richiede molto tempo anche in tempi normali, come conferma Johannes Reinert, responsabile IT e membro del consiglio di amministrazione di Kohlpharma: "I tempi di elaborazione, soprattutto per i documenti relativi alle GMP, sono a volte molto lunghi e nel complesso complessi. "Reinert era quindi alla ricerca da molto tempo di una soluzione software che velocizzasse questi processi.Con la crisi del Corona, molti dipendenti di Kohlpharma sono poi andati a casa, con un forte impatto sui processi di lavoro.La solita procedura, in cui molta carta vagava sui vari banchi, non era più possibile.Nella prima fase si è quindi deciso di introdurre un flusso di lavoro per le firme elettroniche, che ha consentito a un numero notevolmente maggiore di dipendenti di lavorare in mobilità.Hellosign, lo strumento Dropbox per le firme elettroniche introdotto, è una soluzione cloud e per il responsabile IT una soluzione pragmatica: "Per quanto riguarda il mio approccio personale, ho intrapreso un percorso in cui ho visto una buona soluzione e l'ho adottata molto rapidamente ha deciso di spendere una piccola somma di denaro per testare Hellosign per un periodo di tempo sufficientemente lungo per la sua idoneità a risolvere tutti i problemi di cui siamo a conoscenza o che si presentano durante il corso dei test".Dopo il successo del concetto di prova dello strumento di firma elettronica, Reinert ha un'idea chiara di come immagina il futuro senza carta dell'azienda: "Sto pensando a un futuro in cui la garanzia della qualità è passata completamente ai moduli digitali, cosa che è cambiata così significativamente possono essere gestiti più facilmente e centralmente.Gli aggiornamenti legalmente richiesti possono essere eseguiti nel più breve tempo possibile e sono disponibili ovunque senza dover distruggere pile di moduli.Tutto viene quindi firmato e compilato tramite moduli Hellosign perfettamente integrati.In questo modo otteniamo ancora più trasparenza, poiché ogni processo può essere tracciato fino all'ultimo dettaglio.Creiamo il potenziale per modificare i processi aziendali in modo tale da poter creare più gradi di libertà in relazione al luogo di lavoro”.Che aspetto può avere in termini concreti?Per la documentazione dei processi interni, i documenti utilizzati potrebbero in futuro essere firmati esclusivamente digitalmente.Lo stesso vale per i corsi di formazione interni obbligatori, la cui partecipazione è confermata da firma elettronica.Entrambi aumentano enormemente la trasparenza e salvano la successiva digitalizzazione dei documenti corrispondenti.Per i documenti che devono essere firmati da più persone, le firme elettroniche semplificano il processo sia per l'editore che per il firmatario.Anche l'elaborazione degli ordini di consegna deve essere digitalizzata, il che significa che le strutture contrattuali e gli accordi con i fornitori possono essere standardizzati anche tramite modelli.I documenti firmati e inviati a clienti aziendali potrebbero anche essere elaborati esclusivamente con firme elettroniche in futuro.Per le SOP (Standard Operating Procedure) in cui i processi produttivi sono regolati con precisione, ad esempio nell'area della garanzia della qualità e dell'IT QA, la firma manuale deve essere completamente sostituita dalla sua controparte digitale.Si prevede inoltre di eliminare il più possibile i processi di approvazione cartacei a un certo punto.A poco a poco, i moduli possono essere convertiti in modelli digitali, riducendo così l'archiviazione fisica.* L'articolo si basa su un contributo dell'agenzia dell'agenzia PR13 per le pubbliche relazioniCliccando su "Iscriviti alla newsletter" acconsento al trattamento e all'utilizzo dei miei dati secondo la dichiarazione di consenso (si prega di aprire per i dettagli) e accetto i termini di utilizzo.Posso trovare maggiori informazioni nella nostra politica sulla privacy.Inutile dire che trattiamo i tuoi dati personali in modo responsabile.Se raccogliamo dati personali da te, li elaboriamo in conformità con le normative applicabili sulla protezione dei dati.Puoi trovare informazioni dettagliate nella nostra dichiarazione sulla protezione dei dati.Accetto che Vogel Communications Group GmbH & Co. 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